La collaboration en ligne devient rapidement une caractéristique permanente du lieu de travail moderne. Les entreprises et les organisations sont attirées par la technologie rentable permettant aux employés de travailler ensemble n’importe où, à tout moment, en utilisant n’importe quel appareil compatible avec Internet. Dans ce domaine netocentre est la plateforme éducative et collaborative lancée dans ce contexte de digitalisation, en savoir plus sur netocentre
Quels sont les avantages des espaces de travail en ligne par rapport aux méthodes traditionnelles de collaboration avec les collègues et les parties prenantes ? Et existe-t-il des inconvénients ou des désavantages de la communication en ligne sur une plateforme cloud ? En réalité, la collaboration en ligne présente de nombreux avantages et inconvénients. Jetons un coup d’œil aux deux côtés de la médaille.
Productivité
Avantages : la collaboration en ligne donne aux membres de l’équipe les outils dont ils ont besoin pour travailler avec les autres depuis n’importe où, y compris depuis la maison et en voyage. Cela réduit considérablement les « temps d’arrêt » et permet aux gens d’être productifs quand cela leur convient le mieux. Des plateformes comme Kahootz envoient également aux membres de l’équipe des mises à jour automatiques lorsque des documents ont été ajoutés ou modifiés, ce qui permet de s’assurer que tout le monde est tenu au courant et que les projets continuent d’avancer à un rythme rapide.
Inconvénients : les contacts personnels sont réduits, ce qui peut entraîner une certaine confusion sur ce que l’on attend des membres de l’équipe. Ces derniers peuvent également avoir l’impression que le fait d’être connecté 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 brouille les frontières entre leur vie professionnelle et leur vie privée. La collaboration en ligne exige également que chaque membre de l’équipe soit responsable de ses propres tâches et se tienne mutuellement responsable, afin de garantir le respect des délais.
Solution : assurez-vous que les membres de l’équipe sont clairs sur leurs rôles et responsabilités et mettez des responsables efficaces en charge des espaces de travail. Utilisez des listes de tâches et des agendas d’équipe pour répartir le travail et vérifier les progrès. Établissez des règles de base concernant les moments où les collègues sont censés être en ligne et ceux où ils ne le sont pas. Enfin, n’abandonnez pas les réunions en face à face, elles peuvent encore être très utiles, si elles ne sont pas aussi essentielles qu’avant !
Efficacité
Avantages : les employés passent généralement trois heures par jour à chercher des informations et/ou à rédiger des e-mails. Cependant, lorsqu’ils sont utilisés correctement, les outils de travail collaboratif en ligne peuvent éliminer une grande partie de ces courriels redondants. Toutes les communications étant regroupées sur une plateforme en ligne sécurisée, il est facile pour les membres de l’équipe de se connecter et de trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela réduit considérablement le temps passé à chercher dans de longs échanges d’e-mails, ce qui signifie une communication plus efficace.
Inconvénients : un outil de collaboration en ligne générant autant (sinon plus) d’e-mails qu’il n’en réduit, peut être contre-productif. Au quotidien, les boîtes de réception peuvent rapidement être encombrées par la grande quantité de notifications provenant d’un outil de collaboration en ligne.
Solution : pour contrôler le nombre d’emails que chaque membre de l’équipe reçoit, assurez-vous que les bons paramètres et autorisations sont activés pour chaque projet sur l’outil de collaboration en ligne. De cette façon, une notification ne sera envoyée qu’en cas d’absolue nécessité et les employés passeront moins de temps à consulter les e-mails dans leur boîte de réception.
Coût
Avantages : la collaboration en ligne est très rentable par rapport aux méthodes traditionnelles et elle est à la portée de toutes les tailles d’organisation. Un logiciel comme Kahootz offre des licences flexibles pay-as-you-go, ce qui vous assure de ne payer que pour le nombre exact d’utilisateurs dont vous avez besoin et de ne pas être lié à de gros paquets de licences. De plus, parce que collaborer en ligne permet aux employés de travailler depuis leur domicile ou d’autres lieux, vous pouvez potentiellement réduire le coût des frais généraux de bureau tels que l’équipement, l’électricité et l’espace.
Inconvénients : vous devez choisir un paquet de collaboration en ligne offrant une structure de prix équitable. Certains vous obligeront à acheter des licences pour des utilisateurs dont vous n’avez pas besoin, alors méfiez-vous. D’autre part, un modèle de tarification « par utilisateur et par mois » peut conduire les organisations à limiter l’accès à certains utilisateurs seulement. Cela, à son tour, peut causer une disparité dans la transparence et la communication sur le lieu de travail.
Solution : fouiller pour trouver les meilleures offres et calculez les coûts projetés avant de signer pour tout package de collaboration dans le cloud. Certains vendeurs fourniront un calculateur sur leur site Web pour vous aider à le faire.